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Política de Seguridad de la Información

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  DE LA GOBERNACIÓN DEL RISARALDA

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

El Departamento de Risaralda en adelante el DEPARTAMENTO: es una entidad territorial del estado ubicada en la ciudad de Pereira, calle 19 no 13-17 parque Olaya y que sus servicios se extienden a los 14 municipios, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio.

Dirección:

Parque Olaya Herrera Calle 19 No. 13-17

Conmutador:

3398300

Centro de Contacto:

Ventanilla única - Calle 19 No 13-17 primer piso

Línea Gratuita Nacional:

018000-916078

Correo electrónico:

contactenos@risaralda.gov.co

 

2. DEFINICIONES

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrica)
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

3. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES: Los datos personales que el departamento recolecte, almacene, use, circule y suprima,  serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

3.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias del departamento: El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de las funciones propias del departamento, en las disposiciones contenidas en la ley 1581/ 2012  y el decreto  1377 de 2013 demás normas que los modifiquen, adicionen, sustituyan o complementen.

3.2. En relación con el funcionamiento del DEPARTAMENTO.

3.2.1. Recurso Humano: El tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con el departamento (incluye, entre otros, funcionarios, ex-funcionarios, judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).

3.2.2. Proveedores y Contratistas del departamento: El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que la practicante requiere para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

3.2.3. Seguridad en instalaciones del Departamento: El tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del departamento.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES: 

4.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al departamento como responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al departamento como responsable y encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

4.3. Ser informado por el departamento como responsable del tratamiento y encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del titular.

4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la constitución.

4.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. DATOS SENSIBLES:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por el departamento, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

6. DATOS DE MENORES DE EDAD:

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. 

8. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

8.1. Información requerida por el Departamento en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

8.2. Datos de naturaleza pública.

8.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

8.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

8.5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Comunicación verbal o escrita dirigida al  DEPARTAMENTO de Risaralda,  en nuestra sede:

En la sede de la gobernación:

Dirección: Calle 19 No 13-17  - Código Postal 660004

Horario de Atención:   Lunes a Viernes de 7:00 a 12:00 a.m. - 2:00 a 5:00 p.m

Conmutador:

3398300

Centro de Contacto:

Ventanilla única - Calle 19 No 13-17 primer piso

En la web

PQRD 

Línea Gratuita Nacional:

018000-916078

Correo electrónico:

contactenos@risaralda.gov.co

Todas las PQRS son recibidas por la ventanilla única, ya sea de manera verbal o escrita o a través de la página web, la cual será distribuida a las diferentes  secretarías o dependencias quienes deberán dar  respuesta en el plazo estipulado por la ley

Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva del departamento responsable del Tratamiento. 

 

10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:

10.1. Consultas: Sobre la información de sus datos personales se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10.2.  Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos del departamento debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el departamento, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

10.2.1.   Nombre e identificación del Titular.

10.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

10.2.3.   La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar   sobre el estado del trámite.

10.2.4.   Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que el departamento no sea competente para resolver el reclamo presentado ante el mismo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, el departamento requerirá al interesado dentro de los cinco  (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, el departamento incluirá en la respectiva base de datos  una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, el departamento informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a  superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes  al vencimiento del primer término.

 

11. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DEL DEPARTAMENTO:

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 3 de la misma.

 

Descargue el documento  POLÍTICA  DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  aquí 

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Fecha de publicación: 19/10/2016
Última modificación: 19/07/2017


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